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Die Mailbox platzt aus allen Nähten, das Telefon läuft heiß und ein Meeting jagt das andere: Sie wissen langsam nicht mehr, wie Sie unter diesen Umständen die ganze Arbeit termingerecht erledigen sollen! Die Lösung ist eine straffe Zeiteinteilung. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, was Sie tun können, damit Ihnen der Büroalltag nicht über den Kopf wächst.
Organisieren Sie Ihre E-Mails
Legen Sie sich eine bestimmte Zeitspanne fest, in der Sie sich nur Ihren E-Mails widmen. Lassen Sie sich nicht alle 5 Minuten von Ihrem Outlook-Reminder terrorisieren, sondern öffnen Sie Ihre Mailbox nur, wenn Sie morgens ins Büro kommen und nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit um die E-Mails zu beantworten. Schließen Sie die Mailbox und überprüfen Sie den Posteingang danach nur noch ein- oder zweimal im Laufe des Tages.
Stellen Sie das Telefon ab
Es ist schwierig konzentriert zu arbeiten wenn ständig das Telefon klingelt. Wenn Sie einen Moment Ruhe brauchen, schalten Sie einfach Ihren Anrufbeantworter ein. Falls Sie keinen haben, sprechen Sie sich mit einer Kollegin ab: Sie geht vormittags für Sie ans Telefon und notiert die Nachrichten und Sie nehmen dafür nachmittags die Anrufe entgegen. Erkundigen Sie sich nach den Nachrichten, sobald Sie die dringenden Aufgaben erledigt haben und rufen Sie die Gesprächspartner bei Bedarf zurück.
Planen Sie Ihre Pausen
Christina hat sich wieder einmal in Ihr Büro einquartiert und möchte Ihnen unbedingt bei einer Tasse Kaffee von der tollen Fernsehsendung erzählen, die sie gestern gesehen hat. Das Problem dabei ist, dass Sie bis heute Abend noch unzählige
wichtige Dinge zu erledigen haben, eine Präsentation vorbereiten müssen und einen Kundentermin haben. Es kommt also gar nicht in Frage, dass Sie sich von all den gesprächigen Kollegen, die Ihr Büro mit dem Pausenraum verwechseln, aus dem Konzept bringen lassen. Schaffen Sie sich eine ruhige Arbeitsatmosphäre, indem Sie Ihre Kollegen bitten, kurz vorher anzurufen - oder noch besser - eine Mail zu schreiben bevor sie aufkreuzen. Vereinbaren Sie ansonsten einen Zeitpunkt für eine gemeinsame Pause, bei der sie sich alle
an der Kaffeemaschine treffen.
Gewöhnen Sie sich an vorausschauend zu arbeiten
Vermeiden Sie es, alles in letzter Minute zu erledigen. Meistens kennen Sie die Deadline schon lange im Voraus und wissen also, bis wann die Arbeit erledigt sein muss. Gewöhnen Sie sich an, vorausschauend zu arbeiten statt sich erst eine Woche vorher in das Projekt zu stürzen. Beginnen Sie 6 Wochen vor der Deadline
mit der Arbeit und widmen Sie ihr ein bis zwei Stunden pro Woche Zeit. Das erspart Ihnen eine böse Überraschung im letzten Augenblick.
Setzen Sie Prioritäten
In der Unternehmenssprache spricht man oft von der "To-do-Liste": Das ist die Liste aller zu erledigenden Dinge. Statt alles im Kopf zu behalten können Sie die Aufgaben schwarz auf weiß zu Papier bringen. Notieren Sie alles, was Sie erledigen müssen: von der dringenden Arbeit bis zur kleinsten Kleinigkeit. Legen Sie Ihre Prioritäten fest, indem Sie die wichtigsten Dinge unterstreichen und die erledigten Aufgaben nach und nach abhaken. Damit wird die Arbeitsplanung gleich viel klarer und Sie vergessen nichts!
Lassen Sie einen Spielraum für Notfälle
Wenn Sie immer alles in letzter Minute erledigen, haben Sie in Ihrem Terminkalender keinen Spielraum für eine zusätzliche Arbeit oder ein ungeplantes Meeting. Leider verläuft in der Arbeitswelt nie alles wie geplant. Häufig trifft ein
unerwartetes Ereignis ein, das Ihre gesamte Organisation über den Haufen wirft. Und dann bricht die große Panik aus! Sparen Sie sich den Stress und halten Sie sich in Ihrer Terminplanung immer einen zeitlichen Puffer für unvorhergesehene Vorfälle frei.
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