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Effiziente Meetings: 7 Regeln für produktive Besprechungen

Tanja Koch
von Tanja Koch Veröffentlicht am 7. Dezember 2018
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Eigentlich sollen Meetings bei der Kommunikation helfen. Dauern sie aber länger als nötig, halten sie von wichtigeren Dingen ab. Mit diesen 7 Tipps werden Besprechungen endlich effizient.

Zusammen brainstormen, wichtige Neuigkeiten besprechen, Entscheidungen voranbringen - eigentlich liegt Meetings ein guter Gedanke zugrunde. Unter bestimmten Voraussetzungen ziehen sie sich aber unnötig in die Länge.

Das sorgt nicht nur für Frust, die Mitarbeiter verschwenden auch wichtige Arbeitszeit, in denen sie ihre Aufgaben hätten erledigen können.​ Mit den folgenden sieben Regeln könnt ihr die Meetingkultur in eurem Team aber verbessern und endlich produktive Besprechungen halten.

1. Themenliste vorher festlegen

Wie bei vielen Dingen ist auch bei Meetings die Vorbereitung das A und O. Ein Themenplan ist dabei besonders wichtig. Gibt es keine konkrete Agenda, kann die Besprechung nämlich schnell in einem Kaffeeklatsch enden, bei dem zwar über viel gesprochen und diskutiert wird, aber die eigentlichen To-dos nicht abgehakt werden.

Auch können Themen immer wieder neu aufflammen, wenn es nicht einen schriftlich notierten Themenplan gibt. Die Mitarbeiter des amerikanischen Softwareherstellers 'Brivo' haben sich gegen dieses Problem etwas besonders Originelles einfallen lassen: Jeder Meetingteilnehmer bekommt einen Tischtennisschläger in die Hand. Sobald ein schon ausdiskutiertes Thema zur Sprache kommt, benutzen die Teilnehmer den Schläger als Stoppzeichen.

Tischtennisschläger, die ihr als Stoppzeichen benutzen könnt, findet ihr hier bei Amazon.

​Hier bei Amazon könnt ihr ein Whiteboard bestellen, wenn konkrete Themenlisten für euch eine Option sind.

2. Keinen Raum für "sonstige Themen" anbieten

Häufig enden Themenlisten mit dem Punkt "Sonstiges". Allerdings kann es passieren, dass Mitarbeiter an dieser Stelle einfach Themen ansprechen, die ihnen auf dem Herzen liegen, obwohl nicht alle Meetingteilnehmer betroffen sind - reine Zeitverschwendung.

Aus diesem Grund sollte der Punkt "Sonstiges" ersatzlos gestrichen werden. Ohnehin steckt dahinter meist nur Angst, etwas Wichtiges vergessen zu haben.

3. Dauer vorher festlegen

Meetings ohne festgelegten Zeitplan sind riskant. Denn dann dauern sie häufig viel länger als nötig. Und die Mitarbeiter verschwenden teure Arbeitszeit.

Der Leiter des Meetings sollte deshalb schon vor der Besprechung über Dauer und zeitliche Abläufe nachdenken. Wie viele Minuten soll das Team über bestimmte Themen sprechen? Wie lange dauert es voraussichtlich, eine Lösung für Problem XY zu finden? Daraus lässt sich ableiten, wie lange das Meeting insgesamt dauern darf.

4. Moderator und Protokollanten benennen

Damit die Teilnehmer Zeitplan und Agenda einhalten, sollte ein Moderator und ein Protokollant benannt werden.

Der Moderator achtet während der Besprechung darauf, dass die für einzelne Themen bestimmte Dauer nicht überschritten wird. Um ihm die Arbeit zu erleichtern, sollte in Meetingräumen eine große Uhr hängen, sodass auch die Teilnehmer selbst die Zeit im Blick haben.

Der Protokollant hält alles schriftlich fest, damit im Meeting erarbeitete Ergebnisse und neu aufgetauchte Fragen nicht verloren gehen. Besonders praktisch sind Meeting-Protokoll-Bücher, die du hier bei Amazon bestellen kannst.

5. Nur betroffene Kollegen einladen

Hattest du auch schon einmal den Gedanken: "Was mache ich hier eigentlich? Das schaffen die doch auch ohne mich! Ich habe Wichtigeres zu tun." Dann ist das ein Zeichen dafür, dass in deiner Abteilung Mitarbeiter zu Meetings geladen werden, die gar nicht unbedingt dabei sein müssten.

Setzt euch die Regel, wirklich nur die Kollegen mit in Meetings zu nehmen, die wirklich an der Entscheidung beteiligt sind. Wenn wichtige Personen fehlen, ist es besser, den gesamten Termin zu verschieben, als sich zweimal zusammenzusetzen.

6. Meetings im Stehen halten

Ein sehr simpler Trick, mit dem sich enorm viel Zeit sparen lässt: sich nicht ins Besprechungszimmer setzen, sondern den Termin an einem Stehtisch abhalten. Das Unbehagen, das bei langem Stehen eintritt, verhindert langwierige Diskussionen.

Auch ein Meeting-Spaziergang ist denkbar, wenn die Gruppe nicht so groß ist. Die Bewegung sorgt für eine Extra-Portion Kreativität.

7. Notwendigkeit des Meetings von Zeit zu Zeit überprüfen

Viele Besprechungen werden nur gehalten, weil sie eben schon immer jede Woche stattfinden. Dabei lohnt es sich, den Sinn verschiedener Termine von Zeit zu Zeit zu hinterfragen.

Möglicherweise haben sich die Abläufe so geändert, dass nur noch drei der sieben Teilnehmer Entscheidungen treffen? Vielleicht reicht es aus, die besprochenen Informationen einfach per Mail zu verbreiten? Manche Aufgaben lassen sich auch gemeinsam in einem Cloud-Dokument bearbeiten.

Es fühlt sich im ersten Moment merkwürdig an, das ungeschriebene "einmal pro Woche/Monat"-Gesetz zu brechen. Aber vielleicht wäre es eine Option, zumindest jedes zweite Treffen anzusagen, wenn es nichts zu besprechen gibt? Über die zusätzliche Zeit für andere Aufgaben werden sich die Mitarbeiter sicher freuen.

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