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Chaos im E-Mail-Postfach? So bringst du endlich Ordnung rein

von Tanja Koch Veröffentlicht am 22. Januar 2019

Deine Inbox platzt aus allen Nähten? Höchste Zeit, mit diesen Tools und Regeln aufzuräumen!

771 Milliarden E-Mails wurden hierzulande 2017 versendet und empfangen, wie eine Studie der E-Mail-Dienstleister Web.de und GMX ergab. Pro Einwohner sind das 9400 Nachrichten - Spam noch nicht einmal mitgerechnet! Von 2016 auf 2017 ist das Mail-Volumen damit um 23 Prozent gestiegen.
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Die Folge dessen zeigt sich jeden Tag am Arbeitsplatz: Das E-Mail-Fach ist unübersichtlich und sagt ständig, dass der Speicher voll ist. Glücklicherweise gibt es bestimmte Ansätze und technische Tools, mit deren Hilfe sich das Chaos super easy beseitigen lässt.

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1. Unnötige E-Mails deabonnieren

Vorsorge ist besser als Nachsorge: Damit das Postfach nicht mehr so schnell aus allen Nähten platzt, kann es sich lohnen, unnötige Mails zu deabonnieren. Ob Newsletter oder Teamverteiler, alles, was sowieso nicht gelesen wird oder nicht gelesen werden muss, fliegt raus.

Wer sehr viele Newsletter erhält und keine Lust hat, alle einzeln abzumelden, kann dafür auch Tools benutzen. Der Entwickler Amit Agarwal hat beispielsweise ein Script für Googlemail entwickelt, mit dem du all deine Newsletter auf einmal deabonnieren kannst.

2. E-Mails checken mit System

Wer sich noch keine Gedanken darüber gemacht hat, wann und wie er seine Mails checkt, sollte das unbedingt tun. Denn hier und da mal aus Neugier ein paar Nachrichten durchschauen, aber erst später irgendwann antworten - das ist reine Zeitverschwendung.

Der beste Zeitpunkt, Mails zu checken, ist der Abend. Morgens ist die Produktivität meist am höchsten. Diese Phase sollte also mit anspruchsvolleren Aufgaben verbracht werden.

Um kurz vor Feierabend also keine Zeit zu verschwenden, lohnt sich das Zero-Inbox-Prinzip. Der Grundgedanke ist, jede geöffnete Mail sofort zu bearbeiten, sie also:

  • zu löschen, wenn sie unwichtig oder uninteressant ist
  • zu beantworten und dann zu löschen
  • sie weiterzuleiten und dann zu löschen
  • sie für später zu markieren, wenn es nicht möglich ist, sie sofort zu bearbeiten
  • in einen passenden Ordner zu verschieben, wenn sie wichtig ist und später noch einmal gebraucht wird
  • wichtige Anhänge herunterladen, abzuspeichern und sie dann zu löschen.

3. Vorsortieren mit Filter-Tools

Wer das obige System nutzt, hat vermutlich Angst, tagsüber eine wichtige Mail zu verpassen. Filter-Tools der Mail-Anbieter können das verhindern. Bei jedem Anbieter heißen sie anders: zum Beispiel "intelligente Postfächer" bei Apple oder schlicht "Filter" bei Googlemail.

Die Tools filtern alle eingehenden Mails nach bestimmten Kriterien und schieben sie in einen festgelegten Ordner. Mögliche Kriterien sind Absenderadressen oder bestimmte Schlüsselworte wie "Dringend" oder "Eilt".

4. Nachsortieren mit Tags und Labels

Alle Mails automatisch filtern zu lassen, kann ein großes Chaos anrichten. Denn welcher Begriff taucht schon IMMER zu bestimmten Themen auf, und zwar NUR dann?

Sinnvoller ist es, wichtige Mails nachträglich zu sortieren. Dafür eignen sich schlichte Ordner. Bei vielen Anbietern gibt es aber auch Sortierfunktionen wie Labels, Farben und das Sternchen.

5. E-Mails automatisch weiterleiten

Wer häufig Mails erhält, die gar nicht für ihn gedacht sind oder für mehrere Personen interessant sein könnten, der kann dafür Tools nutzen und Zeit sparen. Dank "Hiver" lassen sich beispielsweise gesamte Gmail-Ordner mit anderen Nutzern teilen.

Anstatt auf 'weiterleiten' zu klicken und die entsprechenden E-Mail-Adressen einzutippen, lässt sich die Mail einfach in den Ordner ziehen, auf den alle zugreifen können.

6. Der Urlaub und das E-Mail-Fach

Besonders katastrophal sehen viele Mailfächer nach der Urlaubszeit aus. Denn wer im Urlaub ab und zu Mails checkt, scannt die Inbox höchstens nach Dringendem.

Die einfachste Möglichkeit, das Chaos nach dem Urlaub zu verhindern, ist, der Urlaubsvertretung das Mailfach zu überlassen. Wer das nicht möchte, kann sich mit ein wenig Vorbereitung vor dem Urlaub ebenfalls Zeit sparen:

  • einen Filter einrichten für alle internen E-Mails über das Kriterium "Absender=@Unternehmen.de", denn die sind in der Regel wichtiger und eher zu beantworten, als beispielsweise Pressemitteilungen.
  • einen Filter einrichten, über den unnötige E-Mails gelöscht werden, wie tägliche Updates, Kennzahlen oder Analysen; diese Mails haben den Vorteil, dass sie immer den gleichen Betreff haben und somit abgefangen werden können
  • bei Rückkehr zunächst über das Suchfeld nach wichtigen Mails filtern, wie die des Vorgesetzten, um sofort antworten zu können
  • ​anschließend alle unwichtigeren Mails nach dem Zero-Inbox-Prinzip abarbeiten


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