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You go girl: 10 Dinge, die deinen Arbeitsalltag erleichtern

Tanja Koch
von Tanja Koch Veröffentlicht am 16. Oktober 2018
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Stress reduzieren, Überstunden vermeiden, die Arbeitsleistung verbessern und vielleicht sogar befördert werden. Den Berufsalltag zu optimieren lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Mit diesen 10 Tipps arbeitest du effektiver und erhältst bessere Ergebnisse.

1. In den Pausen richtig entspannen

Produktivität hat nicht nur etwas mit der Arbeitszeit zu tun. Auch wie du dich in deiner Freizeit und in den Pausen verhältst, beeinflusst deine Arbeit. Denn nur wer erholt ist, hat genug Power für einen anstrengenden Tag. Grundsätzlich gilt: gleiche oder ähnliche Tätigkeiten in der Pause und nach Feierabend vermeiden!

Wer den ganzen Tag auf den Bildschirm schaut, sollte seinen Augen und seinem Gehirn zuliebe eine Pause einlegen. Alle, die auf der Arbeit mit einem hohen Stresslevel zu tun haben, sollten die freie Zeit nutzen, um spazieren zu gehen oder mit Hilfe von Meditation abzuschalten. Auch ein Buch zu lesen oder mit Kollegen zu sprechen kann Erholung bringen.

2. Gedanken sofort aufschreiben

Wer viel zu tun hat, dem schwirren meist auch viele Gedanken durch den Kopf. Dass dies und das noch erledigt werden muss, dass der Kollege noch auf einen Anruf wartet, was auf der Einkaufsliste noch fehlt und was sollst du nur deinem Freund zum Geburtstag schenken?

Um trotz der vielen Gedanken im Kopf effizient arbeiten zu können, kannst du folgenden Trick ausprobieren: Notiere einfach alles auf Post-its, was dir in den Sinn kommt: To-dos, Ideen, Fragen. So ist der Gedanke festgehalten und du kannst ihn wieder aufgreifen, wenn wieder mehr Luft ist. Vielleicht denkst du dir sogar ein Farbensystem aus: Rot für To-dos, Grün für Ideen, Gelb für Privates?

Hier kannst du bei Amazon ein tolles Post-it-Set kaufen.

3. Auch mal nein sagen

Hilfsbereitschaft ist eine tolle Charaktereigenschaft, die deine Kollegen und Freunde sicher an dir zu schätzen wissen. Effizient an deinen eigenen Aufgaben arbeiten kannst du allerdings nicht, wenn du ständig anderen unter die Arme greifst. Deshalb solltest du lernen, auch mal nein zu sagen. Übe es bei einer Kollegin, mit der du befreundet bist. Du wirst sehen, dass sie Verständnis hat, wenn du selbst zu viel zu tun hast.

​Wenn du das nicht übers Herz bringst, gibt es einige witzige Gadgets, die anderen deine Stimmung oder Arbeitskapazität anzeigen. Stelle dir einfach diese Ampel auf den Schreibtisch und erkläre deinen Kollegen und Kolleginnen, dass du bei rot sehr beschäftigt bist und sie dich nicht ansprechen sollen.

4. Perfektionismus abgewöhnen

Auch übertriebener Perfektionismus hindert dich daran, deine Aufgaben schnell und erfolgreich zu bearbeiten. Denn er sorgt nicht etwa für besonders gute Ergebnisse – das ist sogar wissenschaftlich erwiesen. Stattdessen erhöht er das Risiko, dass du dich zu lange mit Kleinigkeiten aufhältst.

Die Ursache von Perfektionismus ist in der Regel ein geringes Selbstwertgefühl. Die Betroffenen benötigen die Anerkennung und Bestätigung von anderen, damit es ihnen gut geht. Meist ist eine Psychotherapie nötig, um das Laster langfristig loszuwerden.

Ein paar andere Tipps gegen Perfektionismus, die du direkt ausprobieren kannst, findest du hier.

5. Ordnung halten

Stehen auf deinem Schreibtisch Unmengen von Utensilien und Unterlagenstapel herum? Dann solltest du schleunigst aufräumen, denn Chaos wirkt sich negativ auf deine Produktivität aus. Die vielen Gegenstände in deinem Sichtfeld lenken unbewusst ab und ständig nach Dingen zu suchen bringt deine Arbeit auch nicht wirklich voran.

​Alles, was du nicht mehrmals am Tag benötigst, solltest du in einer Kommode oder einem Rollcontainer verstauen. Dokumente kannst du sortiert in Ablagefächern auf dem Schreibtisch aufbewahren.

Einen Schreibtisch-Organizer für den ganzen Kleinkram kannst du hier bei Amazon kaufen.

6. Auch unterwegs organisiert sein

Gleiches gilt übrigens für den Arbeitsweg und Geschäftsreisen. Nichts ist schlimmer als unterwegs zu merken, dass du dein Arbeitslaptop oder wichtige Unterlagen vergessen hast. In den Tiefen der Tasche nach wichtigen Dingen kramen hält dich ebenfalls davon ab, deine Aufgaben zu erledigen.

Am besten rüstest du dich mit Business-Taschen und -Koffern aus. Sie haben viele Innenfächer, damit du auf Anhieb alles findest. Wenn du regelmäßig mit deiner Arbeitsausrüstung unterwegs bist, hat irgendwann alles seinen festen Platz und du merkst sofort, wenn etwas fehlt. Es gibt sogar richtig stylische Taschen, die auch Business-tauglich sind. Diese hier zum Beispiel hat zwei Innenfächer für Maus, Telefon oder Ladekabel, zwei Laptopfächer in verschiedenen Größen, Stiftschlitze und ein komplett herausnehmbares Täschchen.

7. Den inneren Kritiker ausschalten

Was dich ebenfalls vom Arbeiten abhält, sind negative Gedanken. "Das schaffe ich sowieso nicht", "Hast du etwa schon wieder einen Fehler gemacht?", "Bestimmt reden die anderen über mich, weil ich so schlechte Arbeit mache" - all diese Sätze solltest du von nun an aus deinen Gedanken verbannen. Sie demotivieren und ohne Motivation kannst du keine gute Arbeit leisten.

Wann immer ein solcher Gedanke auftaucht: Widerspreche ihm aktiv oder ersetze ihn durch einen positiven Gedanken. "Ich bin erst seit kurzer Zeit auf dieser Stelle, es ist also nicht schlimm, Fehler zu machen" oder "Ich habe schon so viel geschafft, diese Aufgabe bekomme ich auch hin" sind gute Beispiele.

8. Nur wichtige Meetings besuchen

Es gibt Jobs, in denen gefühlt den ganzen Tag irgendwelche Besprechungen stattfinden. Trifft das auf dich zu? Auf deine Produktivität wirkt sich das nämlich nicht gerade positiv aus.​ So bleibt dir immer nur wenig Zeit, die eigenen Aufgaben zu erledigen, bis dich das nächste Meeting wieder herausreißt.

Höchste Zeit, deine Termine auszumisten. Musst du wirklich überall dabei sein? Gibt es Besprechungen, in denen du sowieso nichts beitragen kannst? Vielleicht gibt es auch andere Möglichkeiten, sich auszutauschen. Oft reicht eine regelmäßige Rundmail mit allen wichtigen Infos.

9. Prioritäten setzen

Dass To-do-Listen im Arbeitsalltag helfen, müssen wir dir nicht erklären. Um richtig effizient zu arbeiten, solltest du die To-dos aber zusätzlich in dringende und weniger dringende Aufgaben einteilen.

Möglich ist, die Punkte nach Wichtigkeit zu nummerieren. Alternativ kannst du auch eine Not-to-do-Liste führen. Dort schreibst du alle Aufgaben drauf, die wichtig, aber zweitrangig sind. So behältst du den Überblick und verhinderst, dass du dich in Kleinigkeiten verzettelst.

Schreibst du auch langfristige Ziele (also quasi übergeordnete Aufgaben, die aus mehreren kleinen To-dos bestehen) auf, so motiviert das zusätzlich.

10. Ziele und Termine aufschreiben

Ähnlich wie bei Prioritäten und Aufgaben macht es Sinn, auch Termine aufzuschreiben. Natürlich hilft das, keinen Termin zu vergessen. Vor allem aber kannst du so deinen Arbeitsalltag sinnvoll einteilen.

Kurze Aufgaben legst du zwischen Meetings mit weniger Zeitabstand. Für aufwendige To-dos solltest du hingegen mehr Zeit einplanen. Weißt du nicht genau, wie lange ein Termin dauern wird, solltest du keine wichtige Aufgabe für die Zeit danach einplanen.

Besonders gut dafür eignen sich Schreibtischunterlagen - so hast du nämlich immer alles im Blick.

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Mehr Tipps für den Arbeitsalltag findest du hier:

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