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Besseres Zeitmanagement: 6 Tipps mit denen du effektiver arbeitest!

Ann-Kathrin Schöll
von Ann-Kathrin Schöll Veröffentlicht am 22. September 2018
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Die Mailbox platzt aus allen Nähten, das Telefon läuft heiß und ein Meeting jagt das andere: Du weißt langsam nicht mehr, wo dir der Kopf steht? Kein Grund zur Panik! Wir verraten dir 6 Profi-Tipps, mit denen du dein Zeitmanagement im Job verbesserst und so viel effektiver arbeitest.

1. E-Mails organisieren

Leg eine bestimmte Zeitspanne fest, in der du dich nur um deine E-Mails kümmerst. Lass dich nicht alle 5 Minuten von deinem Outlook-Reminder terrorisieren, sondern öffne deine Mailbox nur, wenn du morgens ins Büro kommst und nimm dir dann eine halbe Stunde Zeit, um die E-Mails zu beantworten. Schließe dann das E-Mail-Programm und schaue erst nach einer festen Stundenzahl wieder hinein. So kannst du dich besser auf deine To-Dos konzentrieren.

2. Telefon (zeitweise) abstellen

Es ist schwierig konzentriert zu arbeiten, wenn ständig das Telefon klingelt. Wenn du einen Moment Ruhe brauchst, dann schalte zeitweise einfach mal den Anrufbeantworter ein. Falls du keinen hast, sprich dich mit einer Kollegin ab: Sie geht vormittags für dich ans Telefon und notiert die Nachrichten und du nimmst dafür nachmittags die Anrufe entgegen. Erkundige dich nach den Nachrichten, sobald du die dringendsten Aufgaben erledigt hast und ruf die Gesprächspartner bei Bedarf zurück.

3. Pausen planen

Deine Kollegin hat sich wieder einmal in dein Büro einquartiert und möchte dir unbedingt bei einer Tasse Kaffee von der tollen Fernsehsendung erzählen, die sie gestern gesehen hat. Das Problem: Du musst bis heute Abend noch unzählige wichtige Dinge erledigen, eine Präsentation vorbereiten und hast auch noch ein wichtiges Meeting. Eine Pause würde dich jetzt nur stressen. Deshalb: Plan deine Pausen und kommuniziere sie selbstbewusst mit deinen Kollegen. Ruf zum Beispiel kurz an und sag: Heute habe ich keine Zeit, aber morgen um 15 Uhr passt für mich prima.

4. Vorausschauend arbeiten

Vermeide es, alles in letzter Minute zu erledigen. Meistens kennst du die Deadline schon lange im Voraus und weißt also, bis wann die Arbeit erledigt sein muss. Gewöhn dir an, vorausschauend zu arbeiten, statt dich erst eine Woche vorher in das Projekt zu stürzen. Der Masterplan: 4 Wochen vor einer wichtigen Deadline mit der Arbeit beginnen und dann wöchentlich je nach Aufwand ein paar Stunden fest einplanen.

5. Prioritäten setzen

To-Do-Listen klingen so banal, sind aber ein absolutes Must-have, wenn du dein Zeitmanagement verbessern willst. Statt alles im Kopf zu behalten (was sowieso meistens nicht funktioniert) solltest du alle Aufgaben zu Papier bringen. Egal wie klein sie sind. Die Aufgaben kannst du dann nach Priorität ordnen und die wichtigsten Punkte unterstreichen. Leg die Liste dann gut sichtbar auf deinen Schreibtisch. Nicht nur, dass du so alles immer im Blick hast, To-Dos auf der Liste abzuhaken, ist auch ein super Gefühl!

6. Notfallplan für Notfälle

Wenn du immer alles in letzter Minute erledigst, gibt es in deinem Terminkalender keinen Spielraum für eine zusätzliche Arbeit oder ein ungeplantes Meeting. Doch leider kommt genau das im Arbeitsleben IMMER vor. Statt in Panik zu geraten, weil dein sowieso knappes Zeitmanagement durch das unvorhergesehene Ereignis schon wieder vollkommen im Eimer ist, solltest du einen Puffer für eben solche Situationen einplanen. Plan deine Wochenaufgaben so, dass du immer noch etwas Zeit übrig hast, die du für spontane Aufgaben nutzen kannst.

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