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Gelassen & produktiv: So hilft ein Wochenplan im Alltag

von Inga Back Erstellt am 8. Mai 2020
Gelassen & produktiv: So hilft ein Wochenplan im Alltag© Unsplash.com/emma-matthews-digital-content-production

Stress im Alltag muss gar nicht zwingend sein. Ein Wochenplan hilft dabei, deine Tage gelassen zu strukturieren und sogar noch produktiver zu werden.

In der aktuellen Zeit haben die meisten so viel Zeit, wie schon lange nicht mehr. Die Coronakrise hat viele Unternehmen ins Homeoffice gezwungen, wodurch Pendelzeiten wegfallen. In anderen Firmen ist die Auftragslage mau. Soziale Verpflichtungen fallen ebenfalls weg.

Doch jetzt zeigt sich, dass Zeit alleine nicht reicht. Man muss sie auch noch produktiv zu nutzen wissen. Im Homeoffice produktiv zu bleiben, wenn keine Kollegen oder der Chef mitbekommen, was man macht, kann durchaus schwer fallen.

Aber selbst wenn man es schafft, super produktiv zu sein und dabei auch noch gelassener bleibt, als je zuvor, gibt es noch ein weiteres Problem: Was ist mit der Zeit nach der Coronakrise? Wie schaffen wir es, unsere neu gewonnene Gelassenheit beizubehalten und nicht wieder in den Alltagsstress zu verfallen?

Niemand möchte nach der Krise wieder wie ein Hühnchen ohne Kopf von Termin zu Termin hetzen. Genau hier kommt ein Wochenplan ins Spiel. Dieses kleine Wundermittel lässt uns gelassener und produktiver arbeiten – in jedem Bereich unseres Lebens.

Was ist ein Wochenplan?

Viele Menschen haben Stress lange Zeit wie einen Orden auf der Brust betrachtet. Je mehr man zu tun hatte, desto besser. Denn wer Stress hatte, war wichtig. Dieses Denken ändert sich langsam, und der Wochenplan ist da, um dabei zu helfen.

Ein Wochenplan ist ein Werkzeug aus dem Zeitmanagement. Das kann entweder ein digitaler Kalender, oder auch ein ganz analoger Papier-Planer sein. Manchmal sogar ein einziges Blatt Papier, das ähnlich aussieht wie ein Stundenplan. Es ist also eine Wochenübersicht, in die Termine, Aufgaben und Fristen eintragen werden. Die Kosten eines Wochenplans belaufen sich fast auf Null, aber der Nutzen ist immens:

  • Weniger Stress, weil der Kopf frei ist.
  • Es geht der Aufschieberitis an den Kragen.
  • Es wird nichts mehr vergessen, weil man den Überblick über alle Verpflichtungen hat.
  • Man lernt zu priorisieren.
  • Man lernt Nein zu sagen, weil sofort ersichtlich ist, ob man wirklich noch Zeit hat oder nicht.
  • Mehr persönliche Zeit, weil diese ebenfalls fest eingeplant und ernstgenommen wird.
  • Mehr erfolgreich abgeschlossene Projekte, weil man zu jeder Zeit einen Überblick über den Fortschritt hat.
  • Weniger Arbeit, weil doppelte, sich wiederholende oder unnötige Aufgaben sofort ins Auge stechen.
  • Zeit-Ersparnis, weil Planungs-Entscheidungen im Alltag wegfallen und man sich auf nur eine Sache konzentriert, bevor man mit der nächsten anfängt.

Wer keine Lust hat, sein ganzes Leben zu planen, kann mit einem Wochenplan auch super thematische Unterbereiche managen. Viele Menschen nutzen einen Wochenplan zum Beispiel nur, um die Pläne der Kinder zu organisieren.

Andere nutzen den Wochenplan dagegen ausschließlich auf der Arbeit, Privates bleibt ungeplant. Besonders beliebt ist der Wochenplan auch für 'Meal Prep'-Liebhaber. Hier werden nur die Mahlzeiten der Woche samt Einkaufslisten eingetragen.

Am besten probiert man selbst ein wenig aus, bis man das System gefunden hat, das die eigenen Bedürfnisse erfüllt.

Tipp: Manchmal sind vorgefertigte Kalender, ob digital oder analog, einfach nicht flexibel genug. Wer einen Planer sucht, der wirklich zu 100% den eigenen Bedürfnissen entspricht, versucht sich am besten mal an einem Bullet Journal. Hier mehr erfahren.

Wochenplan erstellen: 1. Einen Überblick verschaffen

Wenn man einen Wochenplan erstellen möchte, ist der erste Schritt, sich einen Überblick zu verschaffen. Was steht jede Woche an, wobei brauche ich tatsächlich mehr Struktur?

Nur, weil ich jede Woche mehrfach zum Sport gehe, brauche ich nicht unbedingt einen Wochenplan, um das festzuhalten und meinen Fortschritt zu tracken. Wenn es um die Freizeit geht, brauchen viele Menschen gar kein Planungstool. Sie können sich auch so daran erinnern und wollen ihr Hobby in Wahrheit gar nicht messen und wie ein weiteres Arbeitsprojekt betrachten.

Glaubt nicht, dass ihr alles in den Wochenplan eintragen müsst, bloß weil ihr ihn habt. Dann wird das Planen nur ein weiteres To-do auf der Liste. Überlegt euch also lieber, wobei ihr wirklich Hilfe braucht.

Listet einmal alles auf, was in der Woche so anfällt. Schaut euch dann an, was ihr häufig vergesst, vor euch herschiebt, wofür ihr nie Zeit findet, obwohl ihr es wollt, oder auch, was euch einfach gar keine Freude bereitet. Das sind die Dinge, die ihr planen solltet. Das kann das Kochen oder der Haushalt sein, das kann die Arbeit sein, das können die Freizeitaktivitäten der Kinder sein usw.

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Wenn man sich einmal dazu entschlossen hat, wozu man seinen Wochenplan nutzen möchte, muss man diesen Schritt in der Zukunft in der Regel nicht mehr wiederholen. Beim Benutzen eines Wochenplans stellt man mit der Zeit fest, was funktioniert und was nicht.

Natürlich ist es auch überhaupt nicht schlimm, wenn man Berufliches und Privates gleichermaßen in den Wochenplan einträgt. Manche Menschen planen gerne ihr gesamtes Leben und das ist auch gut so. Liebe dich dafür, dass du so organisiert bist und geh über zu Schritt Nr. 2.

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Wochenplan erstellen: 2. Eine designierte Planungs-Session

Einmal in der Woche solltet ihr euch einen Zeit-Slot freihalten, um die nächste Woche zu planen. Beliebte Termine dafür sind der Freitag- oder Sonntagabend. Freitags kann man die Planung der nächsten Woche als letztes To-do der aktuellen Woche abhaken und dann unbeschwert ins Wochenende starten.

Der Nachteil ist allerdings, dass man Freitagabend oft platt von der Woche ist und sich gar nicht mehr konzentrieren möchte. In so einem Fall ist der Sonntag vorteilhafter. Man ist bereits von der Woche erholt, hat aber noch alles frisch vor Augen und kann sich voll auf die Plaung der nächsten Woche konzentrieren. Wer dazu die Zeit hat, kann auch den Montagmorgen zur Planung nutzen.

Wichtig ist bloß, dass ihr diese Planungs-Session ernst nehmt. Nehmt euch mindestens 15 Minuten dafür Zeit. Wer nicht plant, profitiert nicht von einem Wochenplan.

Sinn des Ganzen ist, dass ihr dann eure Woche plant, wenn ihr nicht unter Druck steht und vernünftig entscheiden könnt. Es fällt deutlich schwerer das Abendessen zu planen, wenn man hungrig ist. Genauso ist es auch deutlich schwerer Arbeits-To-dos zu planen, während man von Meeting zu Meeting hetzt. Und woher sollt ihr wissen, ob ihr eurer Kollegin einen Gefallen tun könnt, wenn ihr noch gar keinen Überblick über eure Verpflichtungen der Woche habt?

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Setz dich also hin und plane in einer ruhigen Sitzung deine Woche. Entscheide dann, welche Aufgaben auf welchen Wochentag fallen sollen und plane unbedingt auch Zeit für Leerlauf ein. Nicht jede Minute des Tages muss verplant werden, man braucht auch mal Zeit fürs Nichtstun.

Tipp: Überlege dir, wie lange du für eine Aufgabe brauchen wirst und dann multipliziere den Wert mal 1,5. Diese Zeit ist dann die Zeit, die du in deinen Planer einträgst. So wirkst du dem anfänglichen Übermotiviertsein entgegen und planst realistisch.

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Video von Tanja Koch

Wochenplan erstellen: 3. Den Plan konstant überarbeiten

Wenn man den Wochenplan nur nutzt, um die Aktivitäten der Kinder oder seine Mahlzeiten zu planen, muss man den Plan natürlich nicht überarbeiten. Dann besteht der Plan aus einem Zettel, der irgendwo gut sichtbar aufgehangen wird. Man merkt vielleicht trotzdem, dass hier und da etwas nicht funktioniert, aber dann macht man es beim nächsten Wochenplan einfach besser.

Nutzt man seinen Wochenplan als ergänzendes Element in einem Terminkalender aus Papier, muss dieser jedoch ständig aktualisiert werden.

Meistens besteht der Wochenplan dann aus einer Wochenübersicht, mit einer Spalte für jeden Tag und einer Liste für Notizen. Hakt dann unbedingt erledigte Aufgaben ab, übertragt nicht Erledigtes auf den nächsten Tag und notiert euch die Dinge, die in der nächsten Woche anfallen werden. Nur so kann euch der Plan dabei helfen, den Kopf freizuhalten. Er bringt euch nichts, wenn ihr vergesst die Hälfte eurer Verpflichtungen einzutragen.

Übrigens: Als Fautsregel gilt, dass in einen Wochenplan nicht mehr als 50 Punkte eingetragen werden. Das gilt für Termine, To-dos und Notizen. Habt ihr signifikant mehr und versucht noch den letzten weißen Fleck auf dem Papier zu füllen, habt ihr entschieden zu viel vor und solltet wieder einen Gang zurückschalten. Gebt Aufgaben ab und überlegt, ob wirklich alles auf eurem Plan so wichtig ist. Am Ende ist das Wichtigste nämlich euer Wohlergehen und eure Gesundheit.